Ojo a la hora de contratar
Este primer paso puede resultar obvio, pero es el filtro más importante a la hora de confiar el acceso del personal a las instalaciones y actividades de la empresa.
Para esto debes contar con personal especializado para evaluar a quienes se postulen.
Estos deben exigir una solicitud detallada en la que verifiquen referencias laborales y personales.
Si quieres tener más confianza por el lado de las instituciones de seguridad, puedes solicitar una constancia de no antecedentes penales (carta de policía).
Este es un filtro para evitar a los candidatos que no desees.
Recuerda que la contratación y asignación minuciosa a la hora de contratar es clave para proteger tu empresa.
Realiza controles internos
Otro factor importante para prevenir robos cometidos por empleados es contar con controles internos como los siguientes:
- Algunas formas a la hora de manejar el dinero pueden ser emitir cheques, hacer depósitos y requerimientos de segundas firmas en los cheques de cantidades altas.
- El acceso a los libros contables de la compañía y las responsabilidades de compras y pagos deben ser monitoreadas y debe ser restringido a quienes necesiten de éstas para efectuar sus actividades.
- No olvides mantener actualizada una copia de respaldo de los registros contables y guardarla en una instalación diferente a tu empresa.
- Monitorea los ingresos y salidas del personal y de las visitas a tu empresa.
- Otorga a los empleados contraseñas y nombres de usuario específicos para el acceso a las computadoras y las redes. Una buena práctica es renovar las credenciales cada mes, bimestre o trimestre, según sean tus necesidades.
- No olvides realizar inventarios de la propiedad; te podrías apoyar con un auditor independiente a tu compañía.
Blinda tu propiedad
- Puedes utilizar un sistema digital o de biométricos en lugar de llave o cerradura tradicional.
- De esta forma obtienes más control de quiénes entran a tu negocio y en qué momento lo hacen.
- Si utilizarás un sistema de llaves tradicional, debes guardar las llaves extra y mantener controlado los accesos a los empleados.
- Para ingresar al negocio, al almacén u oficina puedes usar llaves maestras o con chip.
- Restringe la asignación de llaves al personal y guarda un registro de a quiénes les otorgas juegos.
- No olvides apoyarte con tecnología como cámaras de videovigilancia.
- De preferencia deben grabar en unidades de almacenamiento protegidas y con acceso restringido.
- Debes contar con un sistema de alarma y, de ser posible, mantener contacto con las autoridades locales en caso de una emergencia.