Al utilizar tecnología para automatizar tareas contables y financieras que son repetitivas y propensas a errores, se puede reducir el tiempo que se dedica a ellas y aumentar la precisión de los resultados. Esto permite que los colaboradores se enfoquen en tareas más valiosas y de mayor impacto para la empresa.
La productividad empresarial puede verse afectada por diversos factores, por ejemplo: la cantidad de tareas que un equipo de trabajo es capaz de realizar en un período determinado. Sin embargo, existen varios mitos sobre la productividad, como el que todos los empleados trabajan al mismo ritmo y utilizan la misma metodología.
En realidad, cada uno tiene altibajos en productividad y puede procrastinar en ciertos momentos. Además, el proceso de aprobación de decisiones gerenciales puede causar retrasos y aumentar la cantidad de actividades, lo que afecta negativamente el rendimiento de la empresa.
Simplificación y optimización, los mejores aliados
La plataforma Rindegastos, liderada por Alfonso Cuadra, simplifica la gestión de comprobaciones de gastos al 100 por ciento mediante la automatización de procesos contables. Según Cuadra, uno de los principales obstáculos es el alto nivel de detalle y tiempo que requieren las tareas recurrentes, como el ajuste de facturas y el reporte de gastos.
Existen herramientas tecnológicas, muchas basadas en la nube, que facilitan la gestión financiera y permiten administrar y revisar comprobantes, facturas y recibos de caja con mayor eficiencia. Ofrecen funciones sorprendentes, como la digitalización de planillas y el cálculo de tarifas e impuestos mediante la configuración y el uso de inteligencia artificial; todo desde un teléfono móvil.
Muchas empresas desconocen que estas plataformas además de que pueden ayudar a incrementar la productividad colectiva e individual de sus equipos, están detrás de una mejora en el bienestar de sus colaboradores al simplificar sus esquemas de trabajo.
Reducción significativa de tiempo y dinero en contabilidad
De acuerdo con Klaus Pollman, director comercial en México de Rindegastos, la plataforma ayuda a las empresas a reducir significativamente el tiempo y dinero que invierten en la contabilidad y en los procesos de cierre de mes, cierres anuales y contabilización de gastos. Esto debido a que no se necesita de un equipo técnico y licencias de software especializadas.
Además, gracias a la digitalización de los registros contables, se facilita la revisión de los balances en época de auditorías y evita acumular pilas de documentos que pueden ser difíciles de gestionar, lo que se traduce en un ahorro de hasta 75 por ciento de tiempo y dinero en ejercicios contables, así como mejorar la eficiencia y eficacia en la revisión de balances.
“Acelerar estos procesos mediante Rindegastos es un beneficio para las empresas, al reducir costos que se creían fijos, mientras permite procesar datos contables de alta complejidad en segundos. Esto ahorra horas de trabajo y errores manuales que generan sobrecostos, y en ocasiones multas por omisión de información o falta de actualización en las tarifas tributarias”, detalla Pollmann.
Por ello es importante elegir plataformas fáciles de usar, que pueda manejar casi cualquier miembro del equipo. “Esto permite que los empleados involucrados en los procesos contables puedan cargar documentos, hacer cambios y automatizar cálculos de manera sencilla y colaborativa, mientras se asegura la seguridad de la información mediante la implementación de niveles de acceso y permisos”, agrega Klaus Pollman.
Es claro que las herramientas tecnológicas para el manejo de la contabilidad tienen un impacto positivo en la productividad de las empresas. Ayudan a mejorar el rendimiento y felicidad del equipo, a la vez que se ahorra tiempo y se reducen costos.
La automatización de procesos y la digitalización de la información facilitan la coordinación y reducen la carga laboral. Esto se traduce en mayor eficiencia en los procesos contables, ya que se reducen los errores humanos y se libera tiempo para dedicarlo a tareas que requieren de creatividad, innovación y organización.
